Los grupos de google o Google Groups, es un servicio incluido en el paquete de G Suite aunque también está disponible desde una cuenta gratuita de G Suite, más conocida como una cuenta de gmail.com.

Si creamos un grupo de Google desde una cuenta de G Suite, el grupo tendrá el dominio de su empresa (nombre-del-grupo@tuempresa.com), si creamos un grupo desde una cuenta de G Suite gratuita, el dominio será @googlegroups.com.

En este post vamos a explicar la configuración recomendada para crear grupos de google en G Suite, pero estas configuraciones también se pueden aplicar a los grupos de la versión gratuita de Google Groups. Dividiremos el artículo en 4 sesiones, que publicaremos en 4 artículos seguidos. 

Índice:

• Artículo 1 – Google Groups Introducción y Lista de Distribución, Configuración recomendada. Parte 1.
• Artículo 2 – Google Groups Bandeja de Entrada Colaborativa, configuración recomendada. Parte 2.
• Artículo 3 – Google Groups Foro de Preguntas y Respuestas, configuración recomendada. Parte 3.
• Artículo 4 – Google Groups Permisos y Funciones Avanzadas, configuración recomendada. Parte 4.

Hay cuatro tipos de grupos bien diferenciados en Google Groups. Todos ellos tienen un acceso a través de una interfaz web desde donde se pueden ver los correos recibidos y enviados al grupo, estos correos se llaman publicaciones y se organizan en temas.

• Lista de correo electrónico: Más conocido como lista de distribución de correo.
• Foro web: Grupo para mantener debates en la web con previa moderación de mensajes
• Foro de preguntas y respuestas: Este grupo permite crear temas para formular preguntas. Los usuarios pueden publicar respuestas, puntuar las respuestas, marcar respuesta favorita y marcar un tema como resuelto.
• Bandeja de entrada colaborativa: Cuando se recibe un correo a este grupo se crea un nuevo tema que puede tratarse como tarea, estos temas se pueden asumir o asignar a los miembros del grupo, marcar como resueltos o incluso filtrar por los temas sin resolver asignados a un miembro. De esta manera sabremos qué temas tenemos pendientes por resolver.

 

Los grupos de google mencionados tienen una configuración predeterminada que hace que tengan las características descritas. Aunque dentro de la configuración de un grupo podemos modificar los permisos y así adaptarlo a nuestras necesidades. Un grupo de Google tiene muchísimas opciones y permisos y hace difícil la configuración óptima de los grupos.

Hemos creado esta guía para mostraros la configuración recomendada de los grupos que se suelen utilizar en las empresas y su configuración más habitual. Todo basado en nuestra experiencia en la que hemos configurado Google Groups a clientes de todo tipo de sectores.

Las configuraciones que vamos a mostrar servirán para crear los siguientes tipos de grupos:

• Lista de distribución (interna o pública)
• Bandeja de entrada colaborativa (interna o pública)
• Foro de preguntas y respuestas interno
• Foro de preguntas y respuestas externo

Antes de nada, vamos a explicar cómo crear un grupo nuevo.

Crear un grupo nuevo de Google Groups

1. Abrir la aplicación Google Groups.

2.   Hacer clic en CREAR GRUPO

a) En la opción “Mis grupos” podemos explorar todos los grupos de los cuales somos miembros, tanto de dentro como de fuera de nuestra empresa.

b) En la opción “Todos los grupos” podemos explorar todos los grupos de nuestra empresa que están incluidos en el directorio. Nota: Para incluir un grupo en el directorio tenemos que acceder al grupo – Hacer clic en el botón administrar – Dentro de la configuración, en el menú izquierdo,  acceder al apartado Información y dentro el apartado Directorio – Finalmente hacer clic en la opción “Incluir este grupo en el directorio”

c)  Añadir un “Nombre del grupo”, “Dirección de correo electrónico del grupo”, “Descripción del grupo” y “Idioma principal del grupo”

d) Elegir el “Tipo de grupo” y los “Permisos básicos”. Para entender estos dos apartados y configurar los permisos adecuados acabe de leer este manual.

Grupo Lista de distribución (interno o público)

Una lista de distribución o grupo contiene varios miembros del grupo. Se utiliza principalmente para enviar un correo electrónico a la dirección del grupo y que automáticamente todos los miembros reciban este correo en su bandeja de entrada.

También servirá para compartir documentos o carpetas de Google Drive, compartir calendarios, invitar usuarios a un evento o compartir Google Sites con todos los miembros del grupo al mismo tiempo, simplemente compartiendo el elemento con la dirección de correo electrónico del grupo.

Una lista de distribución interna permite recibir correos únicamente de usuarios de nuestra empresa o dominio.

Una lista de distribución pública permite recibir correos de usuarios tanto de usuarios de nuestra empresa o dominio como de cualquier otra cuenta de correo electrónico externa a nuestro dominio.

 Cómo crear una lista de distribución con Google Groups

1. Botón Crear Grupo y añadir un “Nombre del grupo”, “Dirección de correo electrónico del grupo”, “Descripción del grupo” y “Idioma principal del grupo”.
2. En el apartado Tipo de Grupo seleccionar “Lista de correo electrónico”

3. Permisos básicos:

a) Ver Temas: “Todos los miembros del grupo”. Indica qué usuarios pueden ver los temas desde

b) Publicar: Seleccionar “Todos los miembros de la organización” si deseamos una lista de distribución interna donde únicamente pueden escribir mensajes los miembros de la organización . Seleccionar “Pública” si deseamos una lista de distribución pública donde pueden escribir mensajes cualquier usuario de internet.

c)Unirse al grupo: “Solo usuarios invitados”

4. Añadir miembros al grupo

a) Ir al apartado “Administrar”.

b) Dentro de la configuración, en el menú izquierdo, desplegar “Miembros” y acceder a “Añadir miembros directamente”.

c) Añadir miembros introduciendo direcciones de correo electrónico o otros grupos.

5. Ya tenemos el grupo listo para ser utilizado, el resto de la configuración del grupo la podemos dejar por defecto.

Ejemplos más usados de grupos de lista de distribución:

todos@tuempresa.com – Grupo interno donde solo pueden escribir los usuarios de la organización. Los miembros del grupo reciben el correo en su bandeja de entrada o lo pueden consultar también desde la interfaz web del grupo. En este caso este grupo incluye a todos los miembros de la empresa y se utiliza para enviar comunicados a todos ellos. Este tipo de configuración de grupo también es muy común implementarlo para cada uno de los departamentos de la empresa.

info@tuempresa.com – Grupo público donde cualquier usuario de internet puede escribir. Los miembros del grupo reciben el correo en su bandeja de entrada o lo pueden consultar también desde la interfaz web del grupo.

De esta forma damos por terminado esta primera parte de cómo crear un grupo en Google Groups y en cómo crear una Lista de Distribución, en nuestros siguiente post enseñaremos cómo crear grupos en Bandeja de entrada colaborativa y cómo crear un grupo foro de preguntas y respuestas.

Para conocer más sobre los otros tipos de Google Groups y su configuración haga clic aquí para continuar leyendo la segunda parte.

Escrito por: