Teletrabajo eficiente en una empresa – Consejos y buenas prácticas

Introducción

En CloudImpulsion llevamos más de 6 años apostando por el teletrabajo – trabajar desde cualquier lugar, a cualquier hora y desde cualquier dispositivo gracias a las aplicaciones nube. Además, hemos demostrado que trabajar de manera 100% nube y conseguir la transformación digital en las empresas permite producir más y tener empresas más eficientes, más rentables y más competitivas. 

En este artículo vamos a explicar cómo transformar digitalmente una empresa para que el máximo de empleados posible puedan teletrabajar y conseguir que sean incluso más rentables y eficientes que trabajando de manera física en una oficina. Para ello primero explicaremos las recomendaciones técnicas y tecnológicas que debe aplicar en su empresa, segundo explicaremos recomendaciones cotidianas y hábitos que deben de aplicar para trabajar de manera responsable, por último explicaremos las ventajas e inconvenientes de teletrabajar vs. trabajar en oficina física.

LA TRANSFORMACIÓN DIGITAL Y POR CONSIGUIENTE EL TELETRABAJO ES UN EFICIENTE MODELO DE TRABAJO USADO POR ALGUNA EMPRESAS EL CUAL AHORA SE HA CONVERTIDO EN UNA GRAN NECESIDAD

“A causa del estado de alarma declarado a nivel mundial por el COVID-19 (Corona Virus) el gobierno recomienda que las empresas implanten un sistema de teletrabajo para que sus empleados trabajen desde casa.”

A tener en cuenta (sabemos que no todas las empresas son iguales):

Es evidente que hay puestos de trabajo en fábrica que deberán de ser presenciales y habrá que tomar otras medidas, pero en general todos los trabajos de oficina, gracias a la nube se pueden realizar teletrabajando.

También es evidente que en una recesión hay sectores como el turismo o empresas como las agencias de viajes que aunque pueden teletrabajar, sus ventas se van a parar por completo. También en la venta de productos como la ropa o otros productos innecesarios que no se pueden comprar de manera online con facilidad. Sin embargo, algunas de estas empresas tienen equipos cualificados y pueden dedicar su plantilla y su tiempo en mejorar internamente su empresa, para que cuando todo vuelva a la normalidad, la empresa sea el doble de eficiente que antes y recuperar las pérdidas causadas durante el periodo de recesión. Próximamente escribiremos otro artículo para dar algunas recomendaciones y ejemplos de tareas internas que podemos mejorar en las empresas en épocas de ventas bajas o de recesión.

Recomendaciones técnicas y tecnológicas para transformar su empresa digitalmente y permitir el teletrabajo

• Contratar aplicaciones en la nube. Las aplicaciones en la nube permiten trabajar conectado a una página web desde cualquier lugar o dispositivo, solo necesitamos una conexión wifi y un portátil o tablet. Podemos decir a nuestros empleados que usen sus portátiles personales para conectarse o podemos decidir comprar portátiles de empresa para ellos. Además, estas se pagan a demanda por lo que utilizas, no requieren inversión y si un día no las necesitas dejas de pagar por ellas.
• Contratar una solución de comunicación y colaboración 100% nube como G Suite Business. Actualmente existe una promoción para adquirir G Suite con un 20% de descuento durante el primer año
• Implementar correctamente la solución de G Suite con una buena gestión del cambio para conseguir el mayor retorno de la inversión posible. Google ha preparado a sus partners como CloudImpulsion para implementar la solución y hacer una migración exitosa: Sin pérdidas de datos, sin causar ninguna afectación a los empleados, definiendo buenas prácticas de uso para que todos trabajen del mismo modo, logrando la mayor adopción a las nuevas herramientas, consiguiendo que los empleados sean más eficientes y rentables y mejorando todos los procesos de negocio del día a día. Para ello hay dos servicios vitales a implementar:
  • El de formación (bonificable en base a la aplicación de la Ley 30/2015, de 9 de septiembre, por la que se regula el Sistema de Formación Profesional para el Empleo en el ámbito laboral )
  • y el servicio gratuito de Customer Success Management (orientado para que las empresas consigan el éxito empresarial con el uso de la nube y Google Workspace)
• Utilizar de manera eficiente las aplicaciones de comunicación y colaboración de G Suite como se muestra en los siguientes ejemplos. 
  • El correo de Google (Gmail) nos permite gestionar nuestros emails como si fueran tareas ya que se almacenan en conversaciones, las cuales podemos priorizar, responder, archivar y/o posponer. 
  • Con Google Calendar podemos agendar tareas de nuestro día a día y ver los calendarios de nuestros compañeros para saber su horario y disponibilidad en todo momento. 
  • Con el chat Hangouts podemos chatear con los compañeros sin necesidad de usar whatsapp y sin salir de G Suite. En G Suite tenemos un solución con todo integrado con un único usuario y contraseña.
  • Con las videollamadas de Google Meet podemos realizar videollamadas con hasta 250 participantes, compartir pantalla, conectarnos a ellas mediante llamada a un teléfono 91 gratuito, etc. y ¡ATENCIÓN! Google ha anunciado que habilita las opciones avanzadas de Meet que solo estaban disponibles para G Suite Enterprise para ayudar en el teletrabajo en respuesta al COVID-19. (Véase Ayudamos a empresas y centros educativos a mantenerse conectados en respuesta a la crisis del coronavirus)
  • Con Google Drive y Unidades Compartidas tendremos nuestro servidor de archivos en la nube para compartir carpetas y archivos y que sean accesibles desde cualquier lugar o dispositivo.
  • Con la ofimática de Google dispondremos de Google Docs, Sheets, Forms, Slides para crear documentos y hojas de cálculo y trabajar en ellas de manera colaborativa varias personas en tiempo real. Si nunca lo ha probado, le recomendamos que lo pruebe porque son un avance tecnológico increíble y le encantará.
  • Y muchas más aplicaciones como Google Chrome, Google Sites, Google Groups, Google Contactos, Google Keep, Google Cloud Search que te ayudaremos a ir descubriendo para aumentar vuestra productividad. Además Google nos va entregando artículos con casos de uso como este: Diez consejos para trabajar con equipos remotos con G Suite
• Contratar otras aplicaciones necesarias para gestionar una empresa pero siempre en entorno nube y si todavía no existe la versión nube de una aplicación específica, virtualizarla. Existen aplicaciones nube de contabilidad, gestión de nóminas y time tracking como Freshbooks, CRM o gestión comercial, ERP o gestión de recursos, gestión de proyectos, etc. En el G Suite Marketplace podemos encontrar un sin fín de aplicaciones nube que además se integran con G Suite para mejorar su funcionalidad y su rendimiento.
• Utilizar un software de control horario y/o time tracking para saber la hora de inicio y fin de jornada y conocer a que tareas o proyectos dedican el tiempo nuestros empleados. Estos sistemas además permiten medir la productividad y la rentabilidad de nuestros servicios. En CloudImpulsion hemos diseñado uno propio utilizando Google Sheet (hoja de cálculo), en este artículo del CIBlog encontrarás más información sobre ello (https://www.cloudimpulsion.com/sistema-de-control-horario-gratuito-con-google-sheets-fichar-hora-de-llegada-y-salida-a-la-oficina/)
• Auditar el trabajo de los empleados para asegurarnos que están teletrabajando. La versión de G Suite Business incluye auditorías avanzadas que permiten ver en tiempo real lo que los empleados hacen con su cuenta, podemos ver si crean, leen, editan, imprimen, eliminan,… un documento, calendario, meet,…  y incluye Google Vault (aplicación de backup y ediscovery)  que permite ver en tiempo real el uso de Gmail y Chat, incluso ver los emails en estado borrador que redactan los empleados. Las mayoría de las aplicaciones nube tienen auditoría que permiten ver el uso de los usuarios, asegurate que las aplicaciones que elijas para tu empresa tenga una buena auditoría.
• Medir la productividad y trabajar en base a objetivos. Asegurarse que los empleados hacen sus horas y auditar su trabajo es muy útil para ver si son responsables, pero la clave del teletrabajo no es medir la responsabilidad de cada uno sino medir la productividad de los empleados. Hay que medir en tiempo todas las tareas que se hacen en la empresa y ver si al realizarlas somos o no productivos, estos tiempos estimados deben de ser conocidos tanto por responsables como empleados. Además, debemos de fijar hitos u objetivos diarios, semanales y mensuales alcanzables y premiar a aquellos empleados que cumplan sus objetivos. Por último, si vemos que hay empleados que no cumplen sus objetivos y que al auditarlos no son activos en las aplicaciones deberemos estudiar su rentabilidad y si no son rentables darles un ultimátum o despedirlos. Este apartado es muy amplio y próximamente escribiremos un artículo sobre ello.

Recomendaciones cotidianas y hábitos a aplicar

• Vestirse como cuando ibas a la oficina ayudará a nuestro cerebro a saber que empieza la jornada y a centrarse en ella. Si normalmente acostumbras a trabajar en traje todos los días, quizá puedes optar por vestir un poco más casual, pero tendrás que seguir vistiendo elegante, ya que si de un traje pasas al chándal, mentalmente te sentirás incómodo para trabajar como acostumbrabas a hacerlo. 
• Establecer rutinas y seguirlas con responsabilidad. Poner el despertador y levantarse a la misma hora todos los días, establecer siempre el mismo horario para comer, trabajar y descansar.
• Mantener el contacto con tus compañeros para sentirse como en la oficina. Con Hangouts o con la aplicación de chat.google.com podemos crear grupos de trabajo con varios compañeros para dar los buenos días, comentar asuntos comunes, etc.
• Reuniones periódicas de seguimiento. Si eres responsable de un equipo, debes de mantener un seguimiento continuo del trabajo que hace tu equipo para medir su eficiencia y asegurate de que no se despistan. Planifica mínimo 1 reunión semanal con el equipo y que cada uno presente: 1) Las tareas que terminó la semana pasada, 2) Las tareas en las que se encuentra activo, 3) Las tareas en las que tiene un bloqueo y así entre todo el equipo tratar de ayudarle.
• La primera tarea del día debe de ser la planificación del dia.  Cada día debemos de planificar las horas de la jornada, las tareas a realizar y su tiempo, los descansos que nos vamos a tomar y el tiempo, priorizar las tareas y empezar a trabajar en ellas. Aquí podéis ver un ejemplo de la plantilla que utilizamos los empleados de CloudImpulsion para planificarnos el día.
• Ser muy responsables con nuestro trabajo y no distraernos. En casa es muy fácil distraerse pero debemos de evitarlo de todas las maneras. No levantase de la silla hasta acabar una tarea, tratar de solo tomarse descansos entre tarea y tarea, silenciar las notificaciones de whatsapp y de redes sociales excepto las llamadas telefónicas, etc. Sobretodo, aplicar la norma de que si nos hemos distraído y hemos estado 30 minutos sin trabajar, ese tiempo deberemos de recuperarlo al final de la jornada. Por ejemplo, empezamos a las 9:00 y a las 11:00 paramos para almorzar los 20 minutos reglamentarios pero se nos alarga el descanso a 60 minutos, de este modo tendremos que alargar nuestra jornada 40 minutos y acabar a las 18:40.
• Planificar Meetups periódicos cada 6 o 12 meses. Un meetup consiste en planificar un encuentro de 3 o 4 días en cualquier ciudad del mundo con todos los empleados de la empresa donde hacer actividades de teambuilding
• Usar una habitación exclusiva para el teletrabajo que no sea ni la cocina ni el comedor, ya que es donde pasamos la mayor parte del tiempo cuando estamos en casa y entonces nos puede dar la sensación de que siempre estamos en el mismo lugar. Se recomienda habilitar una habitación y despejarla de cualquier objetivo que pueda distraernos. Además, siempre mantener la habitación limpia y ordenada.
• Mantener una postura correcta para sentarse frente al ordenador. Ver las recomendaciones de la siguiente imágen y la imagen principal de este artículo. Tal y como se muestra en la segunda imagen te recomendamos comprar un ratón y teclado inalámbrico. También que uses un monitor y lo conectes a tu portátil para trabajar con dos pantallas a la vez, sea cual sea tu puesto de trabajo esta práctica te permitirá ser mucho más eficiente en tu puesto de trabajo, no dudes en probarlo.

• Levantarse de la silla unos 5 minutos para caminar, ejercitar los hombros y relajar la espalda cada 2 horas como máximo. Además hacer algunos ejercicios o estiramientos periódicamente, os dejamos este video de Fisioterapia Online, aunque hay muchos otros que os vendrán genial. Nuestra recomendación más importante es que a la mínima molestia de la espalda, cervical, hombros no dudes dedicar unos 20-30 minutos a hacer estiramientos ese mismo día al acabar tu jornada laboral. 
• Aplica alguno de estos consejos para descansar la vista en tus descansos, cómo mirar a la lejanía.

Ventajas de teletrabajar vs. trabajar en oficina física

• Ahorro por no pagar oficina. Aunque es posible que en momentos puntuales su empresa necesite de un espacio físico para hacer reuniones presenciales con clientes o empleados, para ello puede contratar un centro de negocios o coworking donde ofrecen el alquiler de salas por horas.
• No más desplazamientos para ir a trabajar a la oficina. Se podrá ahorrar el dinero gastado en el transporte, las caravanas, los problemas de aparcamiento y sobretodo reducirá las emisiones contaminantes y podrá sentirse orgulloso de cuidar el medioambiente. 
• El mejor remedio contra la despoblación del entorno rural. El teletrabajo nos  permite trabajar desde cualquier lugar del mundo y podrá vivir en un pueblo pequeño con fibra óptica donde podrás comprar una casa con piscina por unos 100.000€, tendrás una mayor calidad de vida y podrás respirar un aire más sano.

Desde CloudImpulsion esperamos que las empresas tomen conciencia y empiecen a ver que el teletrabajo aporta muchas más ventajas que inconvenientes y siguiendo nuestra guía lo implementen. Ponemos a vuestra disposición nuestro equipo de especialistas en transformación digital y gestión del cambio a la nube y estaremos encantados en ayudarles en sus proyectos. Además, CloudImpulsion es una empresa comprometida con la sociedad y el medio ambiente y por eso, hasta el 15 de Junio en respuesta al COVID-19 ofrecemos un 20% de descuento en todos nuestros servicios de implementación, migración de datos y soporte técnico telemático para todos los que necesiten hacer un proyecto de transformación digital con CloudImpulsion y G Suite y implantar cuanto antes un sistema eficiente de teletrabajo.

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