El 68% de las empresas a nivel mundial ya se beneficia de la plataforma de G Suite. Ahora las empresas, por un precio muy económico, se están pasando a utilizar G Suite Business, la versión Premium de Gsuite. En este documento explicaremos por qué debería de actualizar su versión a G Suite Unlimited y el valor extra que aporta a las empresas.
¿Tienes actualmente un sistema de archivado/backup de correo/chats o un sistema de búsqueda centralizada del correo, chats y archivos de tu empresa?
¿Tienes actualmente control y auditoría del uso de Google Drive en tu empresa? ¿Sabes que empleados y que documentos se están compartiendo de manera externa? ¿y que empleados o documentos han sido descargados, imprimidos, copiados, …?
¿Tienes un sistema de prevención de pérdida de datos donde aplicar reglas de cumplimiento de envío/recepción de información y un sistema de cuarentena?
¿Necesitas más capacidad en Gmail y Google Drive?
Suponemos que no, ya que la versión normal de G Suite no lo incluye, pero la versión premium si que lo ofrece. A continuación vamos a ver las funciones extra incluidas en la plataforma de G Suite Business de manera más detallada.
1- Aumento de la seguridad en el panel de control
- Gestión del doble factor de autenticación por el administrador desde el panel de control (opción de desactivarlo para cualquier usuario, ver códigos de backup y generar códigos nuevos). (Video demostrativo)
- Gestión de políticas de Google Drive por Unidad Organizativa (OUs) en el panel de control (Video demostrativo):
- Define que usuarios (OUs) pueden utilizar Google Drive para PC/Mac y sincronizar archivos con su PC.
- Define que usuarios (OUs) pueden compartir archivos de manera externa y otros permisos de compartición.
- Bloquea el compartir fuera de la organización y solo permitelo a tu lista blanca de dominios.
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Caso de uso en las empresas: La gestión de permisos en Google Drive es crítica hasta que los usuarios no tienen una gran adopción de Google Drive y puede implicar que tus usuarios compartan documentos privados de manera externa. Gracias a estas políticas podemos bloquear la compartición de archivos de forma externa para usuarios específicos o que solo puedan compartir con los dominios de la lista blanca. |
2- Auditoría avanzada de Google Drive en el panel de control
La auditoría avanzada de Google Drive nos permite ver que sucede con los archivos y carpetas de nuestro dominio en todo momento y en tiempo real.
- Eventos de edición: La auditoría registra un evento cada vez que los usuarios de tu dominio ven, crean, obtienen una vista previa, imprimen, actualizan, eliminan, descargan o comparten contenido en Drive. Ya sean archivos o carpetas de la ofimática de Google como cualquier otro tipo de archivo.
- Eventos de compartición: La auditoría también registra un evento cada vez que los usuarios de tu dominio cambian el tipo de acceso/permisos o se cambian los permisos de visibilidad a través del enlace.
- Alertas sobre los eventos: Para todos los eventos mencionados anteriormente se pueden fijar alertas para que cada vez que un usuario descargue, elimine, comparta, etc. llegue una alerta por correo electrónico y saber qué está pasando en todo momento. o incluso detectar si alguien esta descargando o robando información.
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Caso de uso en las empresas: La auditoría nos permitirá ver qué documentos se están compartiendo con el exterior y que usuario lo ha compartido, de esta manera podemos detectar cuando alguien infringe una política interna. También podrás ver qué usuarios están descargando, imprimiendo o copiando información y detectar posibles robos de documentación interna. Utilizando las alertas, podemos detectar estas infracciones justo al instante. Las empresas fijan alertas para sus documentos más críticos, como por ejemplo, la carpeta que contiene las bases de datos, la base de datos de clientes, su hoja de cálculo de códigos, etc. |
3- Auditoría de dispositivos móviles
Con el registro de auditoría de dispositivos móviles, los administradores del sistema pueden ver qué eventos se han producido en los dispositivos Android e iOS de los usuarios de su dominio. El usuario debe tener asignada una licencia de G Suite Business para que se pueda realizar una auditoría de su dispositivo móvil.
La auditoría muestra eventos de por ejemplo, cuando un usuario instala una aplicación en su dispositivo, cuando se actualiza el SO, actividad sospechosa y mucho más. (Más información)
4- Prevención de pérdida de datos y control de la información (Google Vault)
- Google Vault es un sistema de backup que retiene y archiva todo el correo electrónico y chats de tu organización de manera permanente para que luego puedas buscar y exportar el correo electrónico de tu organización para responder a las necesidades de descubrimiento electrónico y de cumplimiento normativo que necesites. (Video demostrativo)
- Creación de reglas de cumplimiento de contenido en el envío y recepción de emails o uso de las reglas y expresiones regulares predefinidas para NºTarjeta Crédito, IBAN, DNI, NIE, etc. Los adjuntos e imágenes también son analizados por el sistema.
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Caso de uso en las empresas: Varios empleados han estado compartiendo información confidencial con el exterior y tratando de eliminar todas las pruebas de sus cuentas, también han utilizado el chat para comentar varias estrategias que iban en contra de la compañía y además han estado hablando mal de uno de sus compañeros. Con Google Vault podemos ver en tiempo real los chats y los emails que envían y reciben nuestros empleados. |
5- Espacio ilimitado
- Sube archivos de todo tipo y de cualquier tamaño y nunca más te preocupes por tu capacidad de espacio.
- Espacio ilimitado para todos los usuarios de tu organización (tanto en Gmail como en Google Drive).
- Nunca más tendrás que eliminar archivos de la papelera.
- La papelera se convierte en el sistema de backup personal de los usuarios.
6- Creación de aplicaciones sin tener conocimientos de programación (App Maker)
- App Maker, crea aplicaciones sin tener conocimientos de programación, que ayuden a tu empresa a acelerar flujos de trabajo o a ampliar operaciones internas.
7- Acceso a Unidades de Equipo y File Stream
- Unidades de Equipo, crea un sistema de archivos tradicional pero almacenado 100% en la nube y da de baja tu servidor físico.
- File Stream, aplicación que permite acceder a tu unidad de Google Drive y a las Unidades de Equipo en local. No ocupa espacio en disco (funciona en streaming) y es apta para Windows y Mac.
8- Acceso a Google Cloud Search
- Servicio que permite realizar búsquedas avanzadas en todos los servicios de G Suite. Encuentra lo que necesitas de manera centralizada y eficaz.
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Escrito por Alberto Molina
