El decálogo para el ahorro de costes con la gestión eficiente de licencias de Google Workspace

Este manual, se ha creado para que los administradores de Google Workspace entiendan las buenas prácticas sobre la gestión de licencias eficiente para que puedan ahorrar costes mediante el uso eficaz de recursos. Minimizar los costes en licencias es tarea del departamento de Administración de Workspace e IT. Con las siguientes recomendaciones que hemos desarrollado desde Cloudimpulsion, las empresas pueden ahorrar muchos costes y minimizar el gasto de su dominio. Por cada una de las recomendaciones que se presentan a continuación en este decálogo, encontrarás enlazado en caso de ser necesario, el manual de buenas prácticas, o el artículo de soporte relacionado. 

El objetivo de las recomendaciones y buenas prácticas siguientes, es abrir la mente a los administradores de Workspace con ejemplos y modos de uso, para que puedan aplicarlo de manera simple en su propia empresa. El mayor ahorro se encuentra siempre en optimizar los gastos.

• Los usuarios en estado “suspendido”

En base a nuestra experiencia hemos detectado que muchos administradores piensan que cuando suspenden un usuario, la facturación del mismo también se suspende pero es incorrecto. Te recordamos por lo tanto que los usuarios que se encuentran en estado “suspendido” tienen el mismo coste que los usuarios activos.  Te detallamos, que cuando se suspende un usuario, y por lógica, el usuario no ha sido borrado, sus datos están simplemente retenidos por el sistema, por lo que su licencia se sigue facturando por parte de Google. Así, para que un usuario deje de suponer coste para la empresa debéis:

• O bien, asignarle una licencia compatible de Usuario Archivado (cambio de SKU) con un coste muy inferior. (Ver recomendación de Usuarios archivados)
• O si ese usuario está en desuso definitivo, deberemos por lo tanto eliminarlo de forma definitiva. Para eliminar un usuario de Workspace, ya sabes que puedes usar Google TakeOut. Te recomendamos para ello adicionalmente, seguir el artículo de soporte oficial enlazado sobre cómo Eliminar tu cuenta de Google. 

• Trabajar con alias de correo

Para cuentas que estén gestionadas por el mismo usuario, lo ideal es que los administradores usen la funcionalidad de crear alias de correo, es decir, una dirección alternativa para recibir correo, además de la dirección principal. Para hacerlo, añade un alias de correo electrónico a su cuenta desde la consola de administración de Google. Los alias de correo son gratuitos con Google Workspace, hasta 30 por usuario. Si como administrador de Workspace, no sabes cómo crear alias de correo, te sugerimos seguir el artículo de soporte oficial que te hemos dejado enlazado sobre cómo Dar a usuarios alias de correo. NOTA IMPORTANTE: Aunque como administrador, hayas creado un alias de correo electrónico para un usuario, esto SÓLO significa que ese usuario podrá recibir correos en la nueva dirección. Normalmente, cuando configuramos un alias de correo para un usuario, la finalidad es que este también quiera y pueda enviar correos con la dirección de alias que como administrador le hemos creado. Así, para que este alias se muestre en el campo “De” del mensaje, el usuario deberá configurar una dirección de envío personalizada en Gmail (También debe hacerlo si quiere recibir los mensajes que envíe a su propio alias de correo electrónico), para ello, como administrador deberás seguir el siguiente proceso y configurarlo al usuario o remitirle el artículo y que él mismo lo configure: Enviar correos desde otras direcciones o alias.

Adicionalmente a esta funcionalidad de los alias de correo, te recordamos que existe la posibilidad de trabajar en Gmail con cuentas delegadas, para la gestión eficiente de cuentas compartidas de correo si necesitas funciones de colaboración más avanzadas. Con Workspace, puedes compartir bandejas de entrada hasta un máximo de 1000. Si necesitas más asistencia, te recordamos que puedes consultar más información detallada en el artículo de soporte adicional que te dejamos enlazado sobre: La Delegación y colaboración en cuentas de correo.

• Dominios secundarios: Integraciones de Paneles de control

Así, como Workspace permite hasta 30 alias de correo, también permite a las empresas trabajar con hasta 599 dominios secundarios gratuitos para tu panel de control empresarial. Así, por ejemplo existe la posibilidad de que desde un mismo panel de control, y pagando por los mismo usuarios, estos trabajen para dos dominios o pseudo empresas y organizaciones. Hemos detectado en base a nuestra experiencia con clientes, que muchos de ellos, tienen más de un panel de control o más de un dominio de producción con el que trabajan sus usuarios. Es decir, que un mismo usuario, trabaja para más de una “organización”, o mejor dicho, dominios con los que cuenta la empresa matriz y sus subsidiarias. Así, por poner un ejemplo visual, vemos habitualmente casos como el siguiente caso: Un usuario, llamémoslo trabajador X, que trabaja en la misma empresa, pero que tiene dos cuentas:trabajadorX@laempresamatriz.com y  trabajadorX@laempresasubsidiaria.com

Así, si no se está trabajando correctamente con dominios secundarios, detectamos que a esta persona se le están pagando dos licencias, o bien porque a pesar de estar ambos dominios integrados en un mismo panel de control, se le están pagando dos cuentas pues se han creado de forma independiente o bien, y lo más habitual que nos encontramos, porque las empresas se han creado en paneles de control y de administrador independientes y que a pesar de compartir en muchos casos los trabajadores, se les están “duplicando” las cuentas de Workspace. Entendemos por supuesto, que habrá algunos casos en los que por la propia configuración y directrices de la empresa, esto debe ser así, pero encontramos numerosas ocasiones en las que por desconocimiento no se está trabajando correctamente con los dominios secundarios y se paga por duplicado.  Para más información, te dejamos enlazado para su revisión el artículo: Preguntas frecuentes sobre varios dominios. 

Si quieres mejorar tus habilidades de Administración de la consola: Formación Avanzada en Administración de Google Workspace. Adicionalmente, y debido a que es un servicio muy solicitado, y hemos llevado a cabo numerosos proyectos de Integración de paneles de control. Puedes revisar nuestro servicio en Proyecto de Integración de Paneles de control, y puedes pedirnos más información sobre el coste y los servicios en el email departamento-csm@cloudimpulsion.com 

Desde Cloudimpulsion, hemos llevado a cabo varios proyectos de implementación de dominios, así como proyectos de integración de paneles de control (dominios) en un mismo panel de control empresarial centralizado. Esto, además de permitir el ahorro de costes para las licencias de los usuarios, permite a los administradores una gestión centralizada de las políticas, configuraciones de seguridad, auditorías, etc. 

• Uso de Google Groups para listas de distribución y bandejas de entrada colaborativas. 

En base a nuestra experiencia, hemos detectado que muchos clientes de Google Workspace desconocen o desaprovechan las funcionalidades que nos brinda la herramienta de Google Groups para crear listas de distribución y bandejas de entrada colaborativas para el ahorro en licencias.

Los propietarios y los administradores de los grupos pueden hacer que cualquiera de sus grupos sea una bandeja de entrada colaborativa, donde los miembros puedan participar y asignar conversaciones y llevar a cabo otras tareas colaborativas. Así, para más información, te dejamos enlazado para su revisión el artículo sobre cómo Utilizar grupos con las funciones de Bandeja de entrada colaborativa.

Adicionalmente, si no sabes cómo o quieres mejorar tus habilidades de gestión de la consola de Administración de Workspace: Formación Avanzada en Administración de Google Workspace. También debéis enseñar a los usuarios que existe Google Groups para cuando necesitan una bandeja de entrada colaborativa del departamento. Es decir, que la mejora y la innovación de una empresa vendrá en muchos casos impuesta por la dirección general, o por el departamento de IT, pero si nuestros usuarios están informados sobre las posibilidades que ofrece Workspace, ellos mismos podrán ser los propulsores de los cambios y las mejoras. Si no mantenemos a los usuarios formados en Workspace, esta innovación no será posible. 

• Trabajar con Usuarios Archivados para empleados en baja, etc etc

Las versiones de licenciamiento compatibles para las licencias de usuario archivado, sólo están disponibles para las versiones superiores de Google Workspace, por lo que en la versión de Google Workspace Business Starter (antigua G Suite Basic) no están disponibles. Para la versión de Google Workspace Business Standard aún no están disponibles pero están en desarrollo y saldrán a disposición de los clientes a lo largo de 2022. 

Así, el tipo de licencia de “Usuario Archivado” está disponible para las siguientes versiones y con los siguientes costes:

• G Suite Business Legacy (Antigua – Obsoleto) | Precio; 3,4€ al mes por licencia / 40,8€ al año por licencia

• Workspace Business Plus | Precio: 3,4€ al mes por licencia / 40,8€ al año por licencia

• Workspace Enterprise Standard | Precio 4,4€ al mes por licencia / 52,8€ al año por licencia

Los usuarios archivados, permiten mantener los datos y la información de los usuarios,  con un coste muy inferior al de una licencia Workspace, por lo que estas licencias os sirven para hacer una gestión más eficiente de licencias y usuarios, y en definitiva ahorrar costes. Para revisar más información sobre este tipo de licencias podéis consultar el artículo Gestionar antiguos empleados y sus datos.

Sirven por lo tanto para hacer una gestión efectiva de las cuentas de por ejemplo, personas que ya no estén en la empresa, que estén de baja, etc. Desde Cloudimpulsion os recomendamos que siempre, antes de dar de alta una nueva licencia, reviséis que todas las cuentas que tenéis activas tengan uso, o incluso transferir una cuenta a licencia de Usuario Archivado, para dejar la licencia de Workspace disponible y poder así asignarla a un nuevo usuario. Para solicitar la activación de usuarios Archivados en vuestro dominio, contactad con nuestro departamento de Administración escribiendo un email a administracion@cloudimpulsion.com , para que os lo activen. 

• Trabajar con Cloud Identity free.

Cloud Identity es un producto de identidad como servicio (IDaaS) y gestión de la movilidad empresarial (EMM). Ofrece servicios de identidad y administración de puntos de conexión, disponibles en Workspace como un producto independiente. Por ejemplo, puedes utilizar una cuenta de administrador creada con Cloud Identity para gestionar desde el Panel de control,  usuarios, aplicaciones, etc.

Por ello, desde Cloudimpulsion os hemos desarrollado el manual: Modo de Uso y Buenas Prácticas de  Cloud Identity. Además, para que tengáis una idea general, os listamos a continuación los puntos más importantes a tener en cuenta: 

• El servicio de Cloud Identity Free Edition, es gratuito e incluye los servicios principales de identidad y de gestión de puntos de conexión. 
• Proporciona cuentas de Google gestionadas a los usuarios que no necesitan determinados servicios de Google Workspace, como Gmail y Google Calendar, pero sí otros, como Google Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Keep y Meet.  Por ejemplo, puedes utilizar cuentas de Cloud Identity con otros servicios de Google, como Google Cloud Platform (GCP), Chrome, Android Enterprise y muchas aplicaciones de terceros. Por ello, con este servicio se pueden ahorrar costes de activación de licencias de Ediciones de pago de Workspace, activando Cloud Identity Free para determinados usuarios que requieran ciertas tareas.

Por ello, como administrador, debes revisar las funciones de los usuarios y estudiar la habilitación de licencias Cloud Identity Free. Principalmente, estas licencias, se usarían para funciones de gestión de administración del dominio, delegación de funciones a externos, para usuarios con cuentas que solo usen Google Drive, etc. La principal consideración sobre este servicio de Cloud Identity, es que está destinado a funciones de gestión y consulta, por lo que carece de las aplicaciones de Gmail y Google Calendar. En la parte de administración, hay que destacar también que carece de las funciones avanzadas de gestión de dispositivos, y puntos de conexión. 

Para más información, consultad la Comparación de las funciones y las ediciones de Cloud Identity. En el enlace, podéis ver una lista completa de las funciones habilitadas para la edición gratuita de Cloud Identity, que no debéis confundir con las funciones de Cloud Identity Premium indicadas (Versión de pago). 

Para solicitar la activación Cloud Identity en vuestro dominio, simplemente contactad con nuestro equipo de IT, escribiendo un email a soporte@cloudimpulsion.com, para que os lo activen. 

• Google Workspace y la posibilidad de hacer Partial Domain Licensing en el domino (PDL) – Consultoría para identificar el mejor licenciamiento. 

Tradicionalmente, un dominio, sólo podía contratar un único tipo de licencias de Google. Actualmente, con la llegada de las nuevas versiones de Workspace, las empresas pueden hacer Partial Domain Licensing o PDL, es decir, licenciamiento parcial o mixto en el dominio. Este cambio significa que ahora a los clientes de Google se les permite contratar diferentes ediciones de Google Workspace. Así, podrás seleccionar las licencias que sean más adecuadas no sólo para tu empresa, sino para cada usuario. Para ello, debes auditar la tipología de usuarios de tu dominio y verificar las necesidades de funcionalidades, seguridad, etc de cada una de las áreas de negocio, tipo de trabajador o usuario. Con esto evitaremos por ejemplo pagar por licencias demasiado avanzadas para usuarios que no las necesitan, o tener cuentas críticas con licencias de Workspace Business Starter sin copias de seguridad o auditoría avanzada. 

Para los clientes que prefieran hacer esta auditoría de la cuenta, guiados por un Ingeniero especializado de Cloudimpulsion, hemos diseñado nuestro servicio de consultoría: Consultoría identifica cuál es el mejor licenciamiento de Google Workspace para tu empresa, cuyos detalles y contenidos te dejamos enlazados y que puede realizar con coste bonificado a través de la Fundación estatal para la formación en el empleo. 

• Controles recurrentes sobre usuarios en desuso

En base a nuestra experiencia cercana con clientes, hemos detectado que los administradores de IT, están acostumbrados a hacer directamente altas de nuevas licencias y usuarios de Workspace, cuando lo recomendable sería realizar con anterioridad una revisión para verificar que todos los usuarios que ya están activos en el dominio tengan uso. Adicionalmente, además de en el momento del alta de nuevos usuarios, recomendamos siempre hacer controles frecuentes sobre los accesos de los usuarios y la actividad de la cuenta con una periodicidad máxima recomendada de 3 meses. Para ello, puedes revisar desde el directorio de usuarios, en el propio listado de los usuarios del panel de control, y verificar la columna “último acceso” para no mantener activas licencias en desuso. NOTA IMPORTANTE: Si se usa el sincronizador de otros clientes de correo, es decir, el usuario no está usando la aplicación de Gmail. la información de esta columna puede ser incorrecta o estar desactualizada, por ello, deberás confirmar como administrador antes de hacer ningún cambio o eliminar la cuenta si ese usuario efectivamente hace uso o no de la cuenta. Por otro lado, si un usuario sólo accede mediante su dispositivo móvil, deberás verificar si accede o no y si la cuenta tiene uso desde el apartado de dispositivos del panel de control. 

• Duplicidad de software y programas de Ofimática

Potenciar la implantación y la adopción de Workspace en las empresas es vital porque si no, el dominio acabará migrando a otra solución pero habiendo invertido fondos y sin haber alcanzado la transformación digital, ni la movilidad deseada. Uno de los principales motivos por el que las empresas dejan de usar Workspace después de haber empleado tanto tiempo y recursos en usar de manera proactiva Gmail, Google Calendar, etc, es que no dejan de usar Microsoft Office. Es por este motivo que cuando estas licencias requieren una renovación, implican un gasto grande, que hace replantearse a las empresas el uso de la solución, perdiendo así todo el conocimiento ganado, y volviendo a una aplicación que no es 100% nube, y que depende de aplicaciones en local por lo que no está orientada a la colaboración, la movilidad o la transparencia. Entendemos por supuesto que, el hecho de enseñar a los usuarios a trabajar la ofimática de Google, no implica que tus trabajadores tengan que trabajar al 100% con ella, pero sí, que tengan otros conocimientos para poder utilizar esta herramienta y trabajar de manera más productiva. Así, cuando la empresa lo decida, seréis totalmente capaces de realizar un proyecto para sustituir Microsoft Office por la Ofimática de Google. Además, también entendemos que determinados usuarios como el Dpto Financiero la seguirán necesitando, pero no todos los usuarios. Aprender a usar la ofimática de Google correctamente y Google Drive como la potente herramienta que es, conllevará para la empresa, un ahorro de costes enorme y además evitar la duplicidad de Software de ofimática.

Para que lo toméis como referencia y basándonos en nuestra experiencia previa con clientes, recomendamos a los administradores de Workspace, que potencien la adopción de la herramienta en la empresa con formaciones como: 

• Consultoría – Formación auditoría avanzada de Google Drive (Para Administradores)
• Formación Avanzada de Google Drive y Ofimática de Google (Para Usuarios y Administradores)
• Formación Cursos Avanzados de Aplicaciones específicas. Ejemplo: Curso Avanzado de Google SpreadSheet (Para Usuarios y Administradores)

Además, os recordamos que Cloudimpulsion es entidad Organizadora oficial de la FUNDAE, por lo que las formaciones son bonificadas, lo que significa que no suponen un coste para la empresa. Además, las formaciones en el empleo, favorecen la satisfacción de los usuarios y la implicación que estos tienen con su empresa. 

• Desconocimiento del total de los servicios disponibles con Google Workspace: Servicios y funcionalidades gratuitas mediante Aplicaciones de Terceros o funcionalidades desconocidas incluidas en Workspace

Como recomendación final para el ahorro de costes con la gestión eficiente de las licencias, os recordamos que Workspace tiene espacios de mejora y marketplaces en los que podemos encontrar desarrollos de terceros y nuevas funcionalidades que mejoran y amplían las posibilidades de uso de cada una de las aplicaciones Workspace. 

Así, os recordamos la importancia de:

• Trabajar con el navegador de Chrome, para poder tener nuestro espacio de trabajo completo. Así, la importancia de trabajar con los perfiles de Google Chrome, la importancia y la mejora de funcionalidades con la Chrome Web store, y la gestión de dispositivos de los administradores que aumenta la seguridad, etc. 
• Entender que Workspace incluye aplicaciones y funcionalidades que son desconocidas por los usuarios en general. Detectamos que en numerosas ocasiones la empresa inicialmente decidió llevar a cabo la migración de sus sistemas informáticos a Google, pero no impartió formación a los usuarios, con lo cual, estos, no saben usarla correctamente o no en su totalidad. Una de las aplicaciones que detectamos más desconocidas es Google Sites. Esta aplicación permite la creación de un sitio web por cualquier usuario, sin necesidad de tener habilidades de programación o diseño. Así, esta herramienta, simplifica la exhibición del trabajo de su equipo con acceso fácil a todo su contenido de Google Workspace , ya sea que se trate de una carpeta de Drive, un Documento o incluso un Calendario compartido. Tenemos clientes que las usan para la presentación de propuestas comerciales a sus clientes de una forma vistosa, sinérgica y sintética, o que han aprovechado el formato para crear una intranet funcional y práctica. Para más información, te enlazamos el artículo del centro de aprendizaje, para que puedas empezar a utilizar Google Sites y saber ¿Qué puedes hacer con Sites?
• Además, hemos detectado sobre todo que para aplicaciones tan importantes como Google Drive, se desconoce la existencia de su Marketplace y la posibilidad de conectar más aplicaciones que aumentan las funcionalidades. Por ejemplo, existen infinidad de aplicaciones gratuitas para la edición de pdf en línea. Esto permite no solo el uso de una aplicación gratuita sino que también cambia la forma tradicional de trabajo y va a permitir que en vez de descargar ese PDF, para editarlo en local, (lo que afecta a la seguridad de la empresa) este pueda ser editado directamente en Google Drive. Pero no sólo para Google Drive, sino que también existen aplicaciones y complementos especialmente interesantes y diseñados para el aumento y la mejora de las funcionalidades. A continuación te listamos unos ejemplos:
  • ClockWise –  Extensión para la aplicación de gestión logística empresarial y tiempos para Google Calendar. 
  • DocHub – Aplicación de Google Drive, para la edición de PDF gratuita y en línea. 
  • Yet Another Mail Merge – Complemento para hojas de cálculo de Google, para el envío masivo de correo electrónico, con salida desde la bandeja y dominio primarios, por lo que no se envía a promociones o Spam. Además, te permite hacer un seguimiento del estado del envío y de los emails, si están abiertos, si han hecho clic en el contenido, etc. 
  • MailTrack – Aplicación para hacer seguimientos efectivos de los correos electrónicos y su estado. 

Esperamos que este manual que hemos creado transmita la importancia de trabajar con un Partner especializado en Google Workspace y que te ayude con la gestión de licencias eficiente para que como administrador, puedas ahorrar costes mediante el uso eficaz de recursos.  

El objetivo de todas nuestras recomendaciones y buenas prácticas siguientes, es abrir la mente a los administradores de Workspace con ejemplos y modos de uso sencillos, para que puedan aplicarlo de manera simple en su propia empresa. Porque el mayor ahorro se encuentra siempre en optimizar los gastos.

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