¡CREA TUS PROPIAS PLANTILLAS Y AGILIZA TU TRABAJO!

No te pierdas nuestras recomendaciones de buenas prácticas

Además, nuestro soporte te ayudará a crear tus propias plantillas

¿Nunca has sentido que haces lo mismo repetidas veces, y te gustaría que, haciéndolo una sola vez, te sirviera para todas las demás?

Es muy fácil si utilizas PLANTILLAS. Conseguirás minimizar los errores y ahorrar en tiempo. Sigue nuestras indicaciones y recomendaciones para llevarlas a cabo y utilizarlas de la mejor manera.

Una plantilla consigue agilizar el trabajo de reproducción de muchas copias casi idénticas que no necesitan ser personales, elaboradas o sofisticadas. Utilizan un esquema predefinido y separan la estructura del contenido. Sólo necesitas unificar los documentos que sigan un mismo patrón.

Gracias a las plantillas de Google Docs, Google Drive, Sheets, Slides y Forms, tenemos muchas opciones. Nos pueden sacar de un apuro en cualquier momento, en cualquier lugar, y sobretodo cuando no estamos en la empresa. Nos permite compartir nuestros propios modelos (de forma pública o privada): calendarios, presentaciones, proyectos, facturas, etc.

Y, lo mejor de todo, es que podemos acceder a ellas y editarlas desde cualquier dispositivo.Además, podemos descargar los documentos ya creados en distintos formatos, como PDF, lo que facilita la entrega del documento al cliente o proveedor, para hacerlo de forma rápida y sencilla.

Para acceder a la galería de plantillas: Drive >  Nuevo >  Google Docs/Sheets/Slides/Forms >  Desde una plantilla. Desde ahí, serás direccionado a ésta, dónde podrás elegir la plantilla que prefieras, tal y como se ve en la imagen.

Para ver más opciones, haz clic en GALERÍA DE PLANTILLAS.

Si las hacemos públicas, deberemos asegurarnos de que no contengan datos de terceros. Además, podremos crear nuestro propio repositorio de plantillas en Google Docs para obtener una solución rápida en cualquier momento que no estamos en la empresa. Deberán mantenerse en privado y facilitar el acceso sólo a los miembros de la organización que necesiten utilizarlas, con tal de mantener la privacidad de la empresa y de los clientes.

Si no aparecen las plantillas recientes en tu pantalla de inicio, podrás hacerlas visibles según los siguientes pasos:

  1. Abre la pantalla de inicio Documentos, Hojas de Cálculo, Presentaciones o Formularios de Google.
  2. Arriba a la izquierda, haz clic en Menú > Configuración.
  3. Marca la casilla «Mostrar las plantillas recientes en las pantallas de inicio».

 

Para gestionar mejor tus plantillas, como Administrador, puedes evitar o permitir que los usuarios de tu organización añadan y utilicen plantillas. Además, de forma predeterminada, todos los usuarios de tu organización pueden enviar plantillas.

Si quieres, también puedes:

– Eliminar plantillas de la galería.

– Cambiar la categoría de las plantillas de la galería.

– Enviar plantillas a la galería si dispones de acceso de escritura o si se ha compartido con acceso de búsqueda y lectura en todo el dominio.

Puedes cambiar la configuración de envío de las plantillas por una de las opciones siguientes (esta función está disponible con las ediciones G Suite Enterprise, Business y para centros educativos):

  • Un administrador debe aprobar los envíos de plantillas. 
  • Solo los administradores pueden enviar plantillas.

Los miembros de Cloud Impulsion tenemos nuestra propia galería de plantillas en la nube, siempre disponibles, modificables y compartidas con todos los usuarios de la empresa. A continuación te mostramos algunas de nuestras plantillas, y otros casos de éxito de otras empresas, que te pueden dar ideas para crear tus propias plantillas:

Docs:

-Calificación Necesidades Proyecto G Suite

Gracias a esta plantilla que mandamos a los clientes previo inicio del proyecto, podemos averiguar qué necesita realmente el cliente para su empresa en particular y contrastarlo con lo que nosotros ofrecemos (entorno actual del cliente, particularidades de la migración de datos, aplicaciones que utilizan,…).

-Contrato de prestación de servicios

Contrato de prestación de servicios que firman ambas partes cuando el cliente quiere percibir los servicios de Cloud Impulsion y G Suite (migraciones, implementación, formaciones, etc.).

Spreadsheets:

-Planificación del proyecto y gestión del cambio

Este documento incluye todas las fases para la planificación del proyecto y gestión del cambio, con las personas asignadas para cada acción, fecha, duración, estado, documentos relacionados, etc. con tal de que todos estén al tanto de los próximos pasos.

-Cuenta de pérdidas y ganancias

Documento contable cuya utilidad es conocer el resultado económico del ejercicio, que se obtendrá por diferencia entre dos grandes masas formadas respectivamente por los ingresos y beneficios, por un lado, y por los gastos y pérdidas, por el otro

Slides:

-Presentación para un proyecto de negocio

Diapositivas dedicadas a la presentación de un proyecto de negocio a sus posibles clientes, que incluyen: un formato formal, sencillo y con estilo propio de la empresa, entendible, muy visual y con el logo personalizado de la empresa. Pretenden destacar las características de un proyecto, su utilidad, beneficios para el inversor,etc.

-Presentación estado actual de la empresa

Diapositivas informativas para los empleados de una empresa de el estado actual.

Formularios:

-Formulario de satisfacción por prestación de servicios

Formulario guía para pasar a los clientes después de una prestación de servicios (variará según el cliente y los servicios que haya precisado).
Existen apps informáticas que sirven para crear plantillas de forma fácil y gratuita, o que incluyen un ámplio repertorio dónde escoger, y que te puedes descargar en Chrome Web Store como, por ejemplo: Ultradox (que permite combinar tablas y listas de sus datos en el documento resultante), o Vertex 42 Template Gallery (que incluye calendarios, horarios, facturas, herramientas de presupuestación, cartas, calculadoras financieras, y más).

Nuestras plantillas las tenemos distribuidas según varias categorías ya establecidas (Básicas, Calendarios y programaciones, Cartas, Contratos, programas de bienvenida y otros formularios, Finanzas y contabilidad, Folletos y boletines informativos, Informes y propuestas y Seguimiento) y algunas que hemos añadido a través de la Consola de Administración, como la de Plantillas Comerciales.

Para obtener más información sobre plantillas de la mano de Google, accede a los siguientes enlaces:

Cómo crear un archivo a partir de una plantilla

Cómo gestionar las plantillas

Nuestro servicio de soporte informático para empresas te ayuda a crear tus propias plantillas de empresa. ¡Contacta con nosotros!

Escrito por Lorena Martín

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