En este post hablaremos de cómo compartir contactos con la ayuda de G Suite, una sencilla forma que ayudará que tu trabajo sea más eficaz y productivo.
Empezamos en cómo exportar e importar contactos desde G Suite
Es muy sencillo exportar e importar contactos con Google Contacts. Si la lista de contactos no varía mucho con el tiempo, podemos exportar los contactos de un usuario principal e importarlos en el resto de usuarios. Enviar la lista de contactos (archivo .csv) por mail o compartirla a través de Google Drive.
Delegar contactos:
Cada contacto puede delegar su lista de contactos con los usuarios que desee de manera muy fácil. En la aplicación de contactos:
Los usuarios a los que hemos delegado nuestros usuarios tendrán permisos para editar nuestros contactos y para añadir nuevos contactos.
El inconveniente de esta solución es que los usuarios delegados no se pueden buscar en el buscador de los contactos y tampoco salen en las sugerencias cuando queremos enviar un correo o compartirles un documento.
Sincronización con CRM:
Un CRM – Customer Relationship Management es una aplicación que permite gestionar todo lo relacionado a nuestras ventas. Por lo tanto nos permite gestionar los contactos y sus respectivas organizaciones.
Hay varios CRMs en la nube que permiten sincronización e integración con G Suite y en este caso con Google Calendar.
De esta manera estos CRMs nos permiten gestionar los contactos desde la propia aplicación de CRM. Después configuraremos la sincronización de los grupos de contactos con Google Calendar para los usuarios deseados.
El modo de sincronización o compartición puede variar de unos a otros. CloudImpulsion trabaja con varios CRMs del mercado y le puede aconsejar cual es el que mejor se adapta a vuestras necesidades.
Aplicaciones de terceros:
Hay distintas empresas que han desarrollado aplicaciones muy competentes para la gestión y compartición de contactos con G Suite a un módico precio.
Dejamos una lista de los más relevantes:
- http://www.gmailsharedcontacts.com/
- http://www.cocontacts.com/
- http://help.sharedgroups.com/en/user.html
Creación de nuestra propia aplicación para sincronizar los contactos:
G Suite es una plataforma abierta que permite añadir o programar nuevas funcionalidades para adaptar las aplicaciones actuales a nuestras necesidades.
En este caso, podríamos programar una aplicación o script que sincronice una serie de grupos de contactos con los usuarios que especifiquemos. Para esto utilizamos la API de programación de Google contacts:
Google Contacts API version 3.0
Google Domain Shared Contacts API
G Suite Profiles API (Deprecated)
https://appengine.google.com/start
Gracias al equipo de developers y DevOps Engineers de CloudImpulsion podrás implementar esa funcionalidad o integración que necesitas.
Directorio de contactos o Global Address List:
Igual que en Directorio Activo de Microsoft, G Suite permite tener una Global Address List con contactos de la empresa o de fuera de la empresa. El equivalente en G Suite se llama Directorio y lo podemos ver en la aplicación de Google Contactos.
Por defecto, el Directorio muestra todos los usuarios del dominio y además se pueden añadir contactos externos al dominio utilizando la API de contactos de G Suite. Se puede implementar un script muy simple que añade contactos al directorio (crear contactos con la API de contactos compartidos).
Sincronización con Directorio Activo:
Por último, podemos utilizar la aplicación G Suite Directory Sync (GADS) que sincroniza de manera unidireccional todo lo que tenemos en Directorio Activo con G Suite , incluyendo la Global Address List. Tras configurar esta aplicación podemos sincronizar de manera muy simple nuestra Global Address List con nuestro Directorio de G Suite.
Escrito por Alberto Molina
